Một số kỹ thuật để giảm chi phí logistics

Khái niệm tổng chi phí logistics có thể khác nhau theo từng công ty, tuy nhiên về cơ bản thì tổng chi phí logistics bao gồm bốn thành phần cơ  bản là : chi phí vận chuyển, chi phí kho bãi, các chi phí do tồn kho, và các chi phí quản lý đơn hàng[i]. Theo nghiên cứu của McKinsey về logistics ở các thị trường mới nổi, ở tầm vĩ mô việc giảm 10% chi phí logistics sẽ có thể dẫn đến tiết kiệm nguồn lực quốc gia tương đương 1.5%-2% GDP. Ở bình diện doanh nghiệp, việc giảm được chi phí logistics sẽ góp phần nâng cao được năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp ở góc độ chi phí. Bài viết sẽ đề cập đến một số kỹ thuật giảm chi phí logistics mà các công ty hàng đầu thế giới đang sử dụng.

Kỹ thuật 1 : Tập trung hóa các hoạt động logistics bằng cách xây dựng hội đồng logistics hoặc bộ phận logistics. Để quản lý toàn bộ hoạt động logistics, các công ty sẽ thiết lập một bộ phận riêng về logistics nhằm tìm kiếm cơ hội giảm chi phí và điều phối toàn bộ hoạt động logistics. Bộ phận này đảm bảo rằng công ty đạt hiệu quả tốt nhất có thể bằng cách xác định và chia sẻ những kinh nghiệm hay về logistics cho tất cả các đơn vị kinh doanh của công ty. Chẳng hạn như khi Tổng giám đốc điều hành mới của IBM lên nắm quyền vào năm 2002, ông đã đặt mục tiêu biến chuỗi cung ứng của IBM trở nên tinh gọn và đáp ứng tốt hơn. Ông đã cho thiết lập một bộ phận hoàn toàn mới như là một phần nỗ lực thay đổi chuỗi cung ứng của IBM. Bộ phận đó được gọi là Integrated Supply Chain (ISC) phụ trách việc loại bỏ 30 mạng lưới trong chuỗi cung ứng nhằm tạo ra một chuỗi cung ứng thống nhất. Bộ phận này sẽ đảm trách việc mua hàng, sản xuất, logistics và hoàn thành đơn hàng cho toàn bộ các đơn vị kinh doanh ở toàn cầu. Để nâng cao hiệu quả đáp ứng của chuỗi cung ứng và cắt giảm chi phí, ISC đã theo đuổi ba chiến lược chính : Một là, thuê ngoài các chức năng không đóng vai trò năng lực lõi công ty; Hai là, nối kết tất cả đối tác trong chuỗi cung ứng; Ba là, xây dựng hệ thống quy trình kinh doanh duy nhất nhằm tiêu chuẩn hóa các quy trình cho tất cả các bộ phận kinh doanh. Thông qua sự tiêu chuẩn hóa, IBM nhận thấy rằng chi phí giảm và dịch vụ khách hàng tăng lên ở một số lĩnh vực như: chọn nhà cung cấp, hóa đơn và quản lý hàng nhập. Tính đến cuối năm 2004, những sáng kiến của ISC đã giúp IBM tiết kiệm được 20 tỷ USD. Chi phí logistics giảm 21% và mức tồn kho đạt thấp nhất trong vòng 30 năm qua. Hơn thế nữa, độ hài lòng của khách hàng đối với tăng 2%.

Kỹ thuật 2 : Tối ưu hóa hệ thống phân phối bằng cách đánh giá lại hệ thống và thiết kế lại nếu cần thiết. Các trung tâm phân phối và các cảng thông quan được thiết kế tồi trong chuỗi cung ứng có thể làm tăng chi phí logistics và ảnh hưởng không tốt đến dịch vụ khách hàng. Khi tối ưu hóa hệ thống phân phối, công ty cần phải đánh giá lại cấu trúc của hệ thống, chính là vị trí của các trung tâm phân phối, và thiết kế lại nếu cần thiết nhằm giảm chi phí, nâng cao dịch vụ khách hàng và cắt giảm thời gian vận chuyển. Ví dụ như nhằm tận dụng cơ hội thực hiện phân phối qua biên giới khi liên minh EU giảm thuế và rào cản luật pháp, Toyota Motor Marketing Europe (TMME) đã gom lại các hệ thống phân phối xe hơi vào năm 2001. Theo đó Toyota tạo ra SPIL (Sales Process Integrated Logistics – SPIL) với trách nhiệm gom các trung tâm phân phối và cảng thông quan để tránh việc trùng lắp các chi phí và quy trình trong hoạt động kho bãi, tồn kho và kiểm định. Kết quả là, trước đây TMME phải phục vụ thị trường Bắc Âu từ 4 cảng khác nhau, thì ngày nay chỉ còn có một cảng phục vụ cho thị trường Thụy Điển, Đan Mạch, Phần Lan và Na Uy. Ngoài ra, SPIL hướng tới mục tiêu tiêu chuẩn hóa các quy trình. Kết quả là, TMME đã thực hiện được các quy trình chuẩn hóa ở một số khâu như nhận hàng, lưu trữ, dòng lưu chuyển trong nhà máy, vận chuyển, và đánh giá mức độ dịch vụ thông qua KPIs. Nhìn chung Toyota đã cắt giảm được 25% chi phí logistics, 25% thời gian vận chuyển từ năm 2001 – 2005 trong khi vẫn cải thiện được mức dịch vụ khách hàng.

Kỹ thuật 3 : Tận dụng kỹ thuật “di chuyển hàng liên tục thông qua kho” (cross-docking) để giảm những chi phí liên quan đến tồn kho và nâng cao hiệu quả giao hàng. Theo kỹ thuật này, nguyên liệu/hàng hóa sẽ được dỡ xuống từ các loại xe tải nhỏ và ngay lập tức được xếp lên các xe tải xuất hàng, vì thế sẽ không có hoặc có rất ít tồn kho giữa việc dỡ xuống và xếp lên. Công ty có thể sử dụng kỹ thuật này để giảm các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, nâng cao hoạt động nội bộ, và nâng cao khả năng giao hàng chính xác. Eastman Kodak, nhà sản xuất phim dùng cho máy ảnh lớn nhất thế giới, đã đưa triết lý “tinh gọn” (lean) vào hoạt động logistics bằng cách chuyển đổi kho hàng trung tâm của mình thành kho “cross-docking” vào năm 2002. Theo chương trình này, khi nguyên vật liệu đến kho “cross-docking” của Kodak thì các nhân viên sẽ phân loại chúng theo nhà cung cấp và nơi nguyên liệu sẽ đến tại khu vực làm hàng (staging area). Kodak đã phát triển thiết kế các vị trí tại kho “cross-dock” nhằm đáp ứng lịch đến của các nguyên vật liệu khớp với kế hoạch xuất nguyên liệu tới các nhà máy của Kodak. Với việc giao hàng lô nhỏ và thường xuyên hơn đã giúp giảm tồn kho tại khu vực sản xuất và siêu thị từ hơn 10 ngày xuống còn 3 đến 4 ngày. Kết quả đạt được thông qua chương trình “cross-dock” là Kodak đã cắt giảm các chi phí liên quan đến tồn kho 500 triệu USD từ năm 2000-2004.

Kỹ thuật 4 : Phát triển quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp dịch vụ 3PL. Các công ty có thể phát triển quan hệ đối tác với các công ty cung cấp dịch vụ logistics (3PL) để cắt giảm chi phí hoặc tập trung vào năng lực cốt lõi. Các 3PL sẽ tận dụng tính hiệu quả cùng với tính chuyên gia của mình để cắt giảm chi phí cho công ty. Một lợi ích nữa là các 3PL sẽ giúp công ty không đầu tư vốn vào các tài sản lớn. Vào mùa thu năm 2003, Goodyear-hãng sản xuất lốp xe lớn nhất thế giới, đã thuê Exel Plc như là nhà cung cấp dịch vụ logistics chính. Trong khoảng thời gian hơn 90 ngày, Goodyear đã thực hiện việc chuyển đổi từ 5 nhà cung cấp đến 1 nhà cung cấp, đóng 2 trung tâm hoạt động logistics của mình, và chuyển 4 hoạt động logistics đến Exel. Trong số 17 trung tâm logistics tại Bắc Mỹ, Exel quản lý 15 trung tâm, 2 trung tâm còn lại được quản lý bởi Goodyear do nằm trong khuôn viên sản xuất. Trong việc điều hành tại trung tâm logistics, các nhân viên của Exel sẽ được bố trí tại trụ sở chính của Goodyear quản lý hoạt động lên kế hoạch đóng hàng. Các nhân viên của Exel cũng lên những dự án về chiến lược kho cho Goodyear nhằm giảm tốc độ di chuyển tồn kho, điều này cho phép Goodyear nâng cao được dịch vụ khách hàng và tận dụng được kho bãi. Các nhân viên ở mọi cấp của 2 công ty hàng tháng và hàng quý cùng nhau họp lại để đánh giá các chỉ tiêu cho mỗi khu vực và mỗi hoạt đông kinh doanh mà Exel quản lý. Thông qua hợp tác chiến lược với Exel, Goodyear đã giảm được chi phí logistics cho mỗi đơn vị xuống 27 % so với trung bình ngành.

 

Kỹ thuật 5 : Thực hiện các giải pháp về công nghệ thông tin trong ngành logistics. Các giải pháp công nghệ cho phép nâng cao khả năng “thấy được” (visibility) và quản lý các hoạt động logistics. Nền tảng công nghệ có thể khác nhau theo chức năng, tuy nhiên hầu hết đều thực hiện các chức năng cơ bản như: quản lý đơn hàng, quản lý đơn dư thầu vận chuyển, quản lý vận chuyển, quản lý kho bãi, quản lý tồn kho, hoặc mô hình hệ thống phân phối. Newell Rubbermaid, là nhà sản xuất các thiết bị gia đình và văn phòng. Vào năm 2002, các nhà quản lý logistics cao cấp của công ty mong muốn giảm được 5% chi phí logistics hằng năm. Để đạt được mục tiêu này, công ty đã triển khai phần mềm mới quản lý và tối ưu hóa các lô hàng xuất cho toàn bộ hoạt động kinh doanh toàn cầu không kể vị trí khu vực hoặc phương thức vận chuyển. Ứng dụng được cung cấp bởi Global Logistics Technology, đã kết hợp khả năng “thấy được chuỗi cung ứng” với kỹ thuật Web. Thông qua ứng dụng này, các đơn vị kinh doanh đã tự động hóa việc quản lý toàn bộ chu kỳ các hoạt động logistics từ lúc đặt hàng cho đến khi thanh toán tiền vận chuyển. Vào năm 2005, bảy trên mười trang web quản lý chính nhà vận chuyển của công ty đã chạy trên phần mềm này. Điều này cho phép công ty có thể theo dõi những tuân thủ của các hãng vận chuyển chính và có thể đàm phán được giá tốt hơn. Newell Rubbermaid nhận thấy mục tiêu giảm 5% chi phí logistics đạt được trong năm đầu tiên thực hiện chương trình này.

Kỹ thuật 6 : Quản lý chi phí xăng dầu. Bởi vì chi phí vận chuyển chiếm gần một nửa tổng chi phí logistics, một chiến lược tốt giảm chi phí xăng dầu sẽ cho phép tạo nên một sự tiết kiệm lớn trong chi phí logistics. Các công ty  có thể sử dụng những chiến lược mang tính lâu dài như các công cụ tài chính phái sinh nhằm tránh sự biến động của giá dầu hoặc một số kỹ thuật như thẻ mua hàng để kiểm tra và quản lý chi tiêu xăng dầu. Công ty United States Postal Service (USPS) đang điều hành đội xe lớn nhất ở nước Mỹ với hằng năm chi phí cho xăng dầu vào khoảng 1.5 tỷ USD. Để quản lý được chi phí này, USPS đã sử dụng một số công cụ sau : Một là, sử dụng sức mạnh của tâp đoàn để mua xăng dầu (group purchasing) mà cho phép công ty có thể tiết kiệm chi phí do sức mạnh đàm phán tạo ra; Hai là, sử dụng một thẻ mua xăng dầu (fuel card) cho tất cả các văn phòng của công ty cho phép công ty nhận được chiết khấu do mua số lượng lớn.

Việc giảm chi phí logistics luôn được các nhà quản trị trên thế giới đặt lên hàng đầu trong chương trình giảm tổng chi phí cho doanh nghiệp. Điều này rất có ý nghĩa trong thời gian gần đây khi mà tình hình kinh doanh đã thay đổi với chi phí logistics ngày càng tăng cao do sự bất ổn trong giá xăng dầu và sự tăng lên trong chi phí an ninh. Vì thế doanh nghiệp mong muốn có được vị thế cạnh tranh tốt trên thị trường thì cần phải hiểu được và quản lý chi phí, trước hết đó là chi phí logistics. Các công cụ quản lý chi phí logistics trên đã được chứng minh là hiệu quả ở các tập đoàn trên thế giới có thể là những kinh nghiệm tham khảo cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Tài liệu tham khảo

Baatz Elizabeth, Pricing Across the Transportation Modes, Logistics Management, 9/2006

Cooke James, Logistics Costs Under Pressure, Logistics Management, 7/2006

Hamnon David, Tracking Total Logistics Value from the Inside Out, Purchasing Magazine, 10/2004.


[i] Xem thêm “Fundamentals of Logistics Management” Irwin/McGraw-Hill,Boston,MA. Theo đó chi phí logistics được phân thành 5 nhóm lớn: các chi phí do tồn kho, chi phí mua hàng, chi phí xử lý đơn hàng, chi phí vận chuyển và chi phí kho bãi.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s


%d bloggers like this: