QUẢN LÝ CÁC KHOẢN PHẢI THU HIỆU QUẢ

Trong mối quan hệ giữa các doanh nghiệp với nhau, nhà doanh nghiệp đóng vai trò người mua hàng thường tận dụng sức mạnh đàm phán của mình để kéo dài thời hạn thanh toán. Ngược lại, các doanh nghiệp đóng vai trò người cung cấp thường dành phần lớn thời gian để quản lý tốt các khoản phải thu (account receivables) nhằm vừa giữ được khách hàng vừa thu được đủ và đúng số tiền bán hàng. Bài viết sẽ trình bày một số kỹ thuật nhằm quản lý các khoản phải thu một cách có hiệu quả.

Thứ nhất cần phải hiểu rằng hiệu quả của hoạt động về các khoản phải thu không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán-tài chính trong công ty mà là sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận. Hiện nay đang tồn tại một nhận thức sai lầm rằng hiệu quả về các khoản phải thu là nhiệm vụ và trách nhiệm của riêng bộ phận kế toán-tài chính.  Điều này đúng nhưng chưa đủ. Đúng là vì bộ phận kế toán-tài chính được xem là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu. Tuy nhiên để có thể phối hợp được hiệu quả, bộ phận kế toán-tài chính phải được sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, và thậm chí cả ban giám đốc. Thường bộ phận bán hàng với mục tiêu là tăng doanh thu sẽ cố gắng dành nhiều điều khoản thuận lợi, trong đó có điều kiện về tín dụng, cho khách hàng. Nếu việc quản lý các khoản tín dụng này không tốt, thì sẽ dẫn đến doanh thu trên sổ sách cao tuy nhiên doanh thu quy ra tiền mặt sẽ thấp, và doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng thiếu vốn lưu động và đạt vị thế không tốt về dòng tiền mặt. Theo một nghiên cứu của  Viện Quản trị của Mỹ thì khoảng 54.6% các doanh nghiệp cho rằng họ có cải thiện về hiệu quả các khoản phải thu khi họ cải thiện được mối quan hệ với bộ phận bán hàng. Hay như là bộ phận dịch vụ khách hàng với trách nhiệm lập và gởi các thông báo thanh toán đến cho khách hàng, thường xuyên thực hiện cập nhật sai chi phí hoặc là thiếu chí phí thì cũng làm cho quá trình thanh toán kéo dài hơn. Và đặc biệt là ban giám đốc với các chính sách tín dụng dành cho khách hàng không rõ ràng hoặc là quá trình “xác nhận” tín dụng cho khách hàng phức tạp cũng ảnh hưởng đến hiệu quả các khoản phải thu.

Thứ hai là đánh giá và tìm cách cải thiện các quy trình liên quan đến hiệu quả khoản phải thu. Về cơ bản, có ba quy trình liên quan đến khoản phải thu là: (16) chuyển tiền (remittance processing), (2)quản trị tín dụng khách hàng (credit management), (3)thu tiền (collections).

  • Chuyển tiền: Thay vì thực hiện thủ công, một số công ty đã sử dụng công nghệ hiện đại nhằm thực hiện tự động hóa quy trình chuyển tiền. Điều này giúp công ty có thể giảm bớt thời gian “chờ” dành cho việc “xác nhận” hóa đơn từ ban giám đốc và việc “xác nhận” thanh toán của khách hàng.
  • Quản trị tín dụng khách hàng. Một chính sách tín dụng rõ ràng là điều cần thiết cho việc quản trị tín dụng. Ngoài ra, việc luôn cập nhật và theo dõi lịch sử tín dụng của khách hàng cũng giúp giảm việc trì hoãn thanh toán. Một số công ty đã sử dụng hệ thống cho điểm tín dụng khách hàng và phân loại khách hàng theo mức độ rủi ro để quyết định có hay không có cho khách hàng tiếp tục sử dụng tín dụng của mình.
  • Thu tiền. Thông thường công việc đòi tiền khách hàng luôn luôn là công việc rất nhàm chán nếu so với các công việc tạo ra doanh thu và lợi nhuận. Một số công ty nhận ra rằng nếu họ khuyến khích, phát triển và thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả thì có thể giảm thời gian phải thu tiền và tăng dòng tiền mặt. Ngoài ra một số công ty sẵn lòng để thuê ngoài bộ phận thu tiền cho một bên thứ ba khi mà hoạt động thu tiền nội bộ không hiệu quả về mặt chi phí hay như gặp những khách hàng khó chịu mà cần phải có những người thu tiền chuyên nghiệp giải quyết.

Thứ ba là thiết lập các chỉ số nhằm đo lường hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Các chỉ số này sẽ giúp các nhà quản lý nhìn thấy được và đo được hiệu quả hoạt động các khoản phải thu. Hiện nay các công ty thường sử dụng ba chỉ tiêu cơ bản sau để đo lường hiệu quả hoạt động của khoản phải thu:

  • Vòng quay các khoản phải thu: được sử dụng để đo lường thời gian trung bình mà doanh thu tồn tại dưới dạng các khoảng phải thu. Chỉ tiêu này sẽ cho biết hiệu quả của hoạt động các khoản phải thu. Một số công ty quản lý chỉ tiêu này bằng cách đưa ra số ngày cụ thể để đánh giá đó là khoản phải thu tốt hay xấu, chẳng hạn như dưới 30 ngày được xem là có khả năng kiểm soát được.
  • Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu: được sử dụng để đánh giá xu hướng hiệu quả các khoản phải thu. Tỷ lệ này càng cao thì công ty càng bị chiếm dụng vốn nhiều. Hơn thế nữa, khi mà tỷ lệ này vượt quá mức chuẩn mà công ty đặt ra, thì đòi hỏi ban giám đốc cần phải có những hành động nhằm hạn chế những tình huống xấu có khả năng xảy ra.
  • Tuổi nợ (Receivables Aging Schedule): được sử dụng để phân loại các khoản phải thu theo tuổi nợ. Bằng các phân tích tuổi nợ, công ty có thể xác định sớm những khoản phải thu có vấn đề và có những hành động thích hợp nhằm bảo vệ được doanh thu của mình.

Ngoài ra để so sánh hiệu quả quản lý các khoản phải thu giữa các công ty hoặc giữa công ty với trung bình ngành, một số các chỉ tiêu khác có thể sử dụng như chỉ số DSO (Days Sales Outstandings), CEI (Collection Effectiveness Index), ADD (Average Days Delinquent), Bad Debt to Sales…

Mặc dù có rất nhiều chỉ tiêu đo lường hiệu quả khoản phải thu, nhưng nhìn chung các chỉ tiêu này cần phải đáp ứng được 3 tiêu chuẩn : (1)nhất quán, (2) chuẩn hóa, (3)phải được thông báo và hiểu bởi các bộ phận liên quan trong công ty.

Và thứ tư là công ty cần có những chính sách khuyến khích khách hàng thanh toán sớm hoặc là hợp tác với khách hàng trong việc giải quyết các khoản phải thu.  Một số công ty đã sử dụng chiết khấu tiền mặt để khuyến khích các khách hàng thanh toán trước ngày đến hạn của hóa đơn. Theo một nghiên cứu của Tổ chức Tín dụng ở Mỹ với 305 người làm việc trong ngành thực phẩm và thức uống, ngành hóa chất và ngành sản phẩm tiêu dùng lâu bền,  thì

  • 58% đang thực hiện chiết khấu tiền mặt
  • 51% sử dụng chiết khấu tiền mặt cho hơn 75% khách hàng của mình nhằm khuyến khích thanh toán sớm.
  • 68% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ cải thiện chỉ tiêu DSO.
  • 53% tin rằng chiết khấu tiền mặt sẽ giảm DSO được khoảng 1-5 ngày.

Ngoài ra các công ty có thể chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hết hạn của hóa đơn mới liên hệ. Điều này không chỉ giúp cho công ty quản lý hiệu quả các khoản phải thu mà còn duy trì tốt mối quan hệ với khách hàng. Một số công ty còn làm việc với khách hàng như những đối tác thật sự để giải quyết các khoản phải thu. Một công ty chuyên về sản xuất các thiết bị bán dẫn hàng đầu thế giới đã yêu cầu bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán-tài chính phụ trách thu hồi các khoản tín dụng đến thăm các cơ sở của những khách hàng chưa thanh toán và cùng với khách hàng đánh giá lại về năng lực tài chính và lượng hàng tồn kho để xác định nguyên nhân vì sao họ không có khả năng thanh toán. Công ty này phát hiện ra rằng khách hàng của mình đã không lường trước được khả năng chuyển hóa hàng tồn kho thành tiền mặt và đã để tồn kho quá cao. Công ty đã yêu cầu khách hàng ngưng việc đặt hàng và hỗ trợ khách hàng bằng các lấy bớt hàng tồn kho của khách hàng. Bằng mối quan hệ rộng của mình, công ty đã giúp khách hàng này bán được những sản phẩm tồn kho với giá chiết khấu. Thông qua hành động này, công ty mong muốn thể hiện mình như là một đối tác kinh doanh thật sự với khách hàng của mình.

Trên đây là một số các đề nghị dành cho các doanh nghiệp mong muốn quản lý hiệu quả các khoản phải thu. Quản lý hiệu quả các khoản phải thu không chỉ cải thiện dòng vốn lưu động và dòng tiền mặt mà còn giúp công ty xây dựng tốt mối quan hệ với các khách hàng.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s


%d bloggers like this: